受信した電子メールを自動的に、かつ、添付ファイルを含めて印刷する方法

2017/01/12
19:00

メールしても、開いてもらわなければ誰も見ない（汗）
プリンタ兼用の複合機にメールを印刷できれば便利、ということで、軽く試行錯誤してみた結果を書いてみます。

○使うもの（括弧内は、今回、実際に使ったもの）

　受信印刷専用のメールアドレス（gmail）
　Outlook[アウトルック]アプリ（Outlook2016）
　複合機（MP C4000RC）
　パソコン（キーボードPC WP004、Windows10 Home 32bit）

○受信印刷専用gmailアドレスの設定を変更する

　設定を変更しない場合、Outlookにメルアドを登録して受信できるようにする際、認証を拒絶されることがあります。
gmail外部アクセスで、Outlookが「安全度の低いアプリ」とされるようです。
　アカウント情報から変更できるらしいですが、ちょっとしたことで見落として探せなくなることもありますので、当該gmailアドレスでログインしたのち、下記URLにアクセスしてください。
　https://support.google.com/accounts/answer/6010255
　表示された内容を見れば、おおよそ見当が付き、設定変更できると思います。

○Outlookに前記のgmailアドレスを、受信できるように登録する

　先ずは、gmailの設定、情報収集
　　gmailの設定から「メール転送とPOP/IMAP」を選択します
　　POP、IMAP共に「アクセス可能」にし、併せて「設定手順」をメモ（情報収集）してください

　次に、Outlookに登録
　　私はIMAPを使いましたが、POPなどの場合でも、メール確認間隔（○分おきにチェックする）標準設定（５分程度）でいいかと思います。（セッカチなところでは１分で。）
　　ポート番号、ログインID（メールアドレス）などに十分注意してください。
　　（ログインIDは、@gmail.comの左側だけでも可能な場合もある）
　　登録できたら、別のアドレスからテストメールを送り、受信できるか確認します。

○Outlookのメール振り分け設定

　条件は「このコンピュータで送受信を行った場合」「印刷する」だけでOKです。

　併せて、プリンターの設定もしておきましょう。
　複数プリンタがある場合、Outlookアプリでの「印刷」から設定を確認し、必要に応じて変更してください。

○振り分け設定テスト

　他のメールアドレスから、受信自動印刷専用メルアドにメールを送信しますが、２回に分けて行います。

　先ずは１回目。
　　タイトル、本文はなんでもいいので、１ページ程度の内容のPDFファイルを添付してください。
　　印刷が始まればOKですが、確認事項があります。
　　本文だけ印刷されるか、添付ファイルも印刷されるか、という点です。
　　本文だけの場合、印刷オプションを変更しなければなりません。
　　　ファイル→印刷→印刷オプション　から
　　　「□アイテムと添付ファイルを印刷する」の、チェックボックスを「☑」にします。

　次に２回目。
　　今度は、本文の他に１ページ程度の内容で「pdf, xls, xlsx, doc, docx」の５ファイルを添付します。
　何故かといいますと、PDF以外のxlsやdocなどは「（印刷）（保存）（キャンセル）　☑この拡張子は毎回確認する」なんて表示が出て、選択待ちになるからです。
　チェックボックスのチェックを外し、印刷を選択してください。次回からは自動で印刷対象になりますよ。
　（PDFだけでいい、という方は、この手順をスキップされてもいいかと思います）

○実行の結果

　とりあえず、動きます（笑）
　メール送信してから最大で約５分のタイムラグがありますが、勝手に印刷してくれました。
　ただ、問題点がないわけではありません。

○注意事項

　ワード、エクセルファイルについては、バージョンの違いの関係で、修正していなくても「ファイルを開いただけで修正した扱い」にみなされ「（保存する）（保存しない）（キャンセル）」というダイアログ表示のまま選択待ちになるケースがあります。
　現状では、対策方法を見つけられていません。

　マクロを使う手もあるのですが、セキュリティーのことを考えると躊躇してしまいます。

　今のアプリは「多重起動」されるので問題ないと思いますが、この事例では「保存しない」を選択する「手動印刷」を取らざるを得ないかと思いますね。
　一太郎などその他の形式の場合も、ほぼ同様の手法で対応できると思います

　電源をいれたまま放置する場合、定期的に画面を確認する必要がありますね。

１００％完動とまではいきませんが、粗方、目的は達成できるかと。
使用目的を絞れば、役に立つツールになると思いますのでご活用頂ければ幸いです。
マクロを使わず、レジストリもいじらないので、ある程度、危険度は低いかと（あくまでも個人の感想）

他に容易な方法があるかも知れませんが、１つの手段として、温かい目で見てください（汗）

最後になりますが、画面コピーを取り忘れ掲載できなかったこと、一部の説明を端折っている理解しにくい点がありますが、何卒ご容赦ください。

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